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 发布日期:2013-3-31 10:49:14 发布者:[管理员]  来源:[本站]  浏览:[]  评论:[ 字体:   

 

红十字会档案管理工作的不足与改进

高雅晶

档案管理工作对于红十字事业的发展十分重要,尤其在信息社会的今天,档案管理工作更是具有战略性意义。然而当前在红十字事业的发展中,档案管理工作尚未引起足够的重视,其中存在着诸多不足。笔者在文献分析以及实地调研的基础上,对当前红十字档案管理工作存在的不足加以分析,并在此基础上提出一些建议。

一、红十字会档案管理工作的不足

(一)档案管理体系不健全

红十字会档案存量巨大,许多档案存于国家各级档案馆,其中中国第二历史档案馆、贵州省档案馆等已有数千件红十字会档案。除此以外,红十字会档案还存于各地红十字会自己设立的档案室。但总体而言,目前全国对于这些红十字会档案的管理水平不均衡,案卷质量不高,没有一套统一的管理制度和标准,各地仅着眼于本地区红十字会的档案管理,尚未形成上下贯通的管理体系,制约了红十字会档案的信息化建设,也阻碍了档案的开发利用。

此外,大多数地区的红十字会档案管理制度不健全,管理对象仍局限在以红十字会活动中形成的文书档案资料,忽略了随着计算机与网络发展产生的档案信息载体(包括磁带、光盘等),缺少对红十字会电子档案管理分工制度。笔者认为,凡在红十字会工作中形成的、反映红十字会开展的一切具体活动及工作内容并具有重要参考利用价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录,均属红十字档案收集的范围。原有的红十字会档案的收集、整理、分类、归档制度也已难以适应数字时代档案发展的需求。如何有效地管理红十字会档案信息资源,实现档案信息资源的开发利用,是今后应当予以重视的问题。

(二)档案数字化网络建设水平不高

在信息通畅的网络时代,脱离网络就是脱离社会,红十字应最大化地从计算机信息处理技术出发考虑,充分利用好网络,通过网络为红十字会事业提供便利。然而,目前红十字会档案信息化管理刚刚起步,尚未建立起一个专业的红十字会档案信息网络,未进行红十字会档案的电子录入工作,也未拥有一套网络环境下统一的著录标准和多样化的检索工具,资源整合度较低,缺少与利用者交流互动的平台,无法进行共享档案数据库资源,也无法做到数据库的及时更新,远远不能满足多方面的需要。

(三)档案信息资源的利用率较低

首先,红十字会档案管理人员“重保存轻利用”,没有形成利用档案服务大众的意识。其次,红十字会档案的编研水平和信息资源的开发利用水平较低,而努力汇编的成果中,还存在诸多不足,如内容不够全面,错漏较多,少有对红十字会的各项具体活动的详细描绘,无法让人们全面认识红十字会事业发展状况。红十字会档案信息资源利用率低下的状况,对红十字会事业的推广与传播都有不利影响。

(四)档案管理软硬件设施不完备

从“软件”角度看,很多从事红十字会档案管理的人员不具备档案管理专业背景,也缺乏系统培训。加之不够重视档案管理工作,宣传档案法律法规力度不够。各种原因导致了红十字会档案管理人员的职能意识和规范意识不强,不利于红十字会档案的收集整理工作,也阻碍了红十字会档案的开发利用。

从“硬件”角度看,由于资金匮乏等多种原因,很多红十字会的档案库房狭小,设备陈旧,甚至有些单位的档案无库无柜存放。很多地方尚未运用现代计算机系统管理,还停留在手工收集整理、检索、利用状态,不利于红十字会档案管理工作的开展。

二、改进红十字会档案管理的对策

(一)建立健全红十字会档案管理体系

当前红十字会应利用现代计算机网络技术,建立健全内部服务网和公众服务网,提高档案管理软件的技术和应用水平,保证档案信息交换的流畅,实现档案信息资源共享。为此,应参考《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》,以及各省、市、自治区人民政府颁布实施的《档案管理条例》等,制定系列红十字会档案管理制度,不仅要建立健全档案收集、整理、归档、鉴定、保管、编研、利用等制度,还要建立具体严格的督促、检查、考核、奖惩制度,保障红十字会档案资料的原始性、安全性、可靠性。

(二)建设红十字会系统内数字化信息网络平台

首先,加强红十字会档案数据库建设,购置档案管理软件。当前应把纸质档案通过数字化处理方式进行电子录入工作,处理后的电子档案存储在多种载体上,如光盘、磁带等,再将档案的相关数字信息存储在计算机数据库系统中,纸质档案放于档案室或档案馆保存。这样不仅可以保护纸质档案,节省库存空间,而且也便于对红十字会档案信息资源的利用。

其次,加强红十字会档案检索工具体系建设。应编制各专题活动、工作内容、人事、设备、声像档案等多种检索工具,创造多途径检索档案的条件。

再次,还可开展用户需求调查,通过问卷调查、设置交流咨询窗口等方式,多渠道提供查阅借阅工作。将“死档案”转化为“活信息”,促进红十字会事业发展。

目前,我国部分红十字会网站中初步显现出对红十字会档案的数字化管理,例如在上海市红十字会、江苏省红十字会、云南省红十字会、四川省红十字会、澳门特区红十字会建立的网站中,可以发现都设立了专门的相片与影片库栏目,并且拥有信息检索工具以提供综合信息服务。其中云南省红十字会网站、上海市红十字会网站的信息检索途径较为丰富,有以主题、时间等反映档案信息资源特征的检索项目为检索入口。这些经验都可以为其他地方红十字会所借鉴。

(三)加强对红十字会档案的编研工作

原始档案信息是未经加工的,对历史活动最真实的记录,它往往会是简单的,存在遗漏和误差的,编研工作是对红十字会档案信息的整理加工与汇集,是对红十字会档案信息资源的高层次开发,有利于红十字会档案原件的保护和红十字会史料的长远流传,有利于提高红十字会档案工作利用层次和效益,有利于促进红十字会档案工作的开展。

对红十字会档案进行汇编工作,首先要通过鉴定工作,去伪存真,宁缺毋滥,使之更完整、更准确。其次,要围绕和反映红十字会的中心工作和主要项目活动确定选题,从而突出档案编研工作的专业特色,确保最大程度地满足红十字会实际工作的需要。再次,要大力开发多样化的红十字会档案编研成果。例如,编写评价红十字会档案材料的工具书,系统地介绍某一专题的红十字会档案的由来、种类、内容及其价值,可以为利用者提供系统的服务,方便其查找、利用;参与编写修志工作,参加红十字会运动历史研究的工作以及撰写专门文章或著作等,可以全面再现波澜壮阔的红十字运动的多彩画卷。将这些编研成果赠送或发放给媒体、政府、企业等,是对红十字会事业的有力宣传。

(四)增进红十字会同其他各级部门的交流合作

为更方便各层次的档案利用者,在档案管理工作中,红十字会需加强与外单位的交流与互动,或与其他机构合作(尤其是与档案馆的合作),注重利用自身与其他部门的关联性,将其他很多非本机构组织的红十字会档案资源也纳入自己的整合范围,扩大自身信息资源的整合范围,为利用者提供集成化服务。

红十字会档案管理部门仅靠自身收集整理的档案来提供的服务具有有限性,但若能建立与其他诸多部门的交流与合作的渠道,不仅整合内部资源,也尝试与外单位资源进行整合,以国家各地红十字会档案信息资料为主导,分层次整合档案信息资源,将极大地拓展红十字会档案信息资源的整合范围,提高红十字会档案信息资源的专业性、实用性。

(五)提升红十字会档案管理工作的“软实力”

首先,红十字会领导需要加强重视档案管理工作。领导对档案管理工作的重视将直接影响整个活动开展和建档工作的进度、质量和结果,能够激发档案管理人员的工作热情,坚定档案管理人员的工作信念,增强档案管理人员的责任心与事业心。红十字会领导应强调档案信息化建设的重要性并提出具体要求,更要投入大量资金购入必要的档案管理设施,完善档案库房,改善档案管理工作的环境和条件。

其次,加强红十字会档案工作人员业务知识培训,配置专职和兼职的档案管理人员,高效地完成红十字会档案的搜集、整理工作。同时,强化管理人员档案管理意识,提高其理论水平、计算机技术水平和实际操作技能,使其熟悉红十字会相关内容,熟悉并参与活动筹划到实施等各个环节的工作。随着红十字会活动的不断扩展,档案管理人员必须与时俱进,及时掌握档案管理的各种新技术和新理念,才能满足现行档案管理工作要求。

(作者单位:苏州大学社会学院)

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